Penanganan Tamu

Setiap perusahaan selalu berhubungan dengan tamu perusahaan baik pelanggan, mitra bisnis, pemerintah,     pemasok, masyarakat sekitar, dan lain – lain. Penanganan tamu merupakan salah satu tugas yang harus dilaksanakan oleh sekretaris, disamping menyelesaikan tugas yang berkaitan dengan  surat – menyurat. Akan tetapi, kemampuan menangani tamu yang baik tidak hanya perlu dipahami oleh sekretaris dan atau resepsionis saja. Semua pegawai di setiap perusahaan perlu memiliki kemampuan ini karena tidak tertutup kemungkinan semua pegawai suatu saat harus berkomunikasi dengan tamu perkantoran.
Tamu yang berkunjung ke perusahaan harus mendapatkan pelayanan yang sebaik – baiknya. Kegiatan menerima dan melayani tamu merupakan suatu hal yang harus dilakukan oleh pimpinan. Hal ini dilakukan dengan tujuan menjalin komunikasi yang  baik dengan pihak luar sebagai pendukung kegiatan perusahaan. Jadi, komunikasi dalam hal ini dilakukan secara tertulis maupun lisan, baik secara langsung maupun tidak langsung dengan bantuan media tertentu.
Pegawai yang bertugas menerima dan melayani tamu harus mempunyai kompetensi untuk membedakan mana tamu yang penting ( yang harus ditemui secara langsung oleh pimpinan) dan mana tamu yang dapat ditemui oleh pejabat lain. Kompetensi ini penting dilakukan karena bila semua tamu harus diterima oleh pimpinan tentu akan menyita waktu pimpinan dalam melaksanakan tugas/ kegiatan perusahaan lainnya.


A. Syarat Penerima Tamu
Penerima tamu harus memiliki kualifikasi yang memenuhi syarat, kulaifikasi ini diperlukan agar tamu – tamu yang berkunjung mendapatkan kesan yang positif terhadap perusahaan. Untuk menjadi seorang penerima tamu atau resepsionis yang baik harus memenuhi persyaratan sebagai berikut:
1.      Sopan dan ramah
2.      Berkepribadian menarik
3.      Bijaksana
4.      Memepunyai pengetahuan yang memadai mengenai struktur organisasi dan hal – hal penting yang berkaitan denga organisasi, serta pengetahuan lain yang berkaitan dengan itu.

B. Menerima Tamu
Tata cara menerima tamu dalam suatu organisasi umumnya dibedakan dalam dua tata cara, yaitu tata cara langsung yang dikelola oleh tiap bagian dan tata cara yang dikelola oleh penerima tamu, resepsionis, atau oleh unit khusus. Dalam hal ini yang perlu menjadi perhatian adalah tamu yang akan menemui pimpinan. Tamu yang akan menemui pimpinan biasanya akan diterima terlebih dahulu oleh sekretaris. Kesan pertama bagi seorang tamu adalah pelayanan tamu, maka setiap tamu hendaknya diberi suatu pelayanan yang sebaik – baiknya.
Sebelum menerima tamu, sekretaris hendaknya:
1.       Mencatat semua data atau informasi yang berhubungan dengan janji pertemuan yang akan dilakukan oleh klien dengan pimpinan atau pihak perusahaan.
2.      Menyiapkan segala sesuatu yang diperlukan sebelum hari pertemuan yang telah ditentukan tiba.
3.      Menerima dengan baik setiap klien atau perwakilan dari perusahaan lain yang menelpon untuk membuat janji pertemuan.
4.      Memberikan perhatian khusus pada area resepsionis karena area tersbut merupakan tempat pertama di mana tamu memberikan kesan terhadap perusahaan. Area resepsionis yang rapi dan bersih tentu akan memberikan kesan yang positif bagi tamu yang berkunjung.
5.      Memberikan petunjuk arah lokasi apabila tamu yang akan berkunjung tidak mengetahui lokasi perusahaan, selain itu juga memberikan arahan mengenai hal – hal yang harus dipersiapkan sebelum bertamu.
6.      Sekretaris menyiapkan dan memberikan gambaran umum secara formal yang berkaitan dengan perusahaan apabila tamu yang berkunjung adalah klien baru yang ingin mengadakan kerjasama dengan perusahaan.

C. Melayani Tamu
Menurut Sedarmayanti, hal – hal yeng perlu dipahami dan dilaksanakan oleh penerima tamu untuk diterapkan, antara lain:
1.      Memberi salam dan menyapa tamu dengan ramah, sopan, dan menanyakan keperluan tamu serta mempersilahkan tamu mengisi buku tamu.
2.      Penerima tamu harus mampu menjaga pambicaraan dan mampu membedakan hal – hal y